Информатика / Computer science

Понятие файла документа. Основные типы файлов Word

Файл, создаваемый в приложении MS Word, называется документом. Каждый документ состоит из страниц. В версиях, начиная с 2007 документ имеет расширение .docx. В прежних версиях – расширение .doc. Расширения основных типов файлов MS Word приведены в таблице 1.

Таблица 1

При перечислении типов файлов приложения появилось два новых термина – макрос и шаблон. Приведем их определения.

Макрос – это записанная последовательность заданных пользователем команд и действий, хранящаяся в форме программы на языке VBA (Visual Basic for Application). Макросы используются для быстрого повторения одинаковых действий, часто выполняемых пользователем, что ускоряет процесс работы с документом.

Шаблон – это документ особого типа, предназначенный для использования в качестве заготовки будущих документов и включающий в себя элементы содержимого с параметрами форматирования. Шаблоны лежат в основе всех без исключения документов Word. Базовым является шаблон Новый документ, который хранится в файле Normal.dotm.

Новые форматы файлов MS Word основаны на языке XML (отсюда буква x в расширении файла). XML-формат имеет ряд преимуществ:

• файлы документов имеют меньший по сравнению с предыдущими версиями размер;
• формат обеспечивает улучшенное восстановление поврежденных файлов;
• повышается уровень безопасности, так как легко распознаются файлы с макросами (буква m в расширении файла).

Текстовый редактор Microsoft Word также позволяет работать с документами формата rtf (Rich Text Format, расширенный – "обогащенный" – текстовый формат), который поддерживается многими текстовыми редакторами и позволяет сохранять форматированный текст с графикой.

Лента команд

Лента команд состоит из вкладок (рис. 2). На каждой вкладке находятся элементы управления: кнопки, списки, флажки и пр., которые объединены в группы. Название группы приведено снизу, например Буфер обмена, Шрифт, Абзац.

Рис. 2. Элементы ленты команд

При написании команд приложений пакета MS Office будем пользоваться следующим правилом: первой в написании указывается вкладка, следующей после стрелки – группа команд и далее сама команда или последовательность пунктов выбора команды из списка. Например, Главная  Шрифт  Полужирный или Вставка Колонтитулы  Номер страницы  Внизу страницы  Простой номер 1.

В группу не всегда помещены все команды. В правом нижнем углу некоторых групп команд находится кнопка – значок со стрелкой . Щелчок по значку открывает соответствующее этой группе диалоговое окно или область задач для расширения функциональных возможностей. Например, кнопка группы Шрифт вкладки Главная открывает диалоговое окно Шрифт, а кнопка группы Буфер обмена отображает область задач Буфер обмена.

По умолчанию на ленте отображаются восемь постоянных вкладок: Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид.

В отличие от остальных цветная вкладка Файл отображает меню команд по сохранению, открытию, созданию, печати документа, его защите, настройке параметров приложения Word и другие (рис. 3). Эта вкладка заменяет и дополняет новыми командами меню Файл и Сервис приложений MS Word ранних версий 2000-2003 и кнопку Office в версии 2007 года.

Рис. 3. Команды вкладки Файл

Помимо постоянных существуют контекстные вкладки, которые появляются автоматически при выделении некоторых объектов в документе (например, таблицы, рисунка, диаграммы). Эти вкладки содержат наборы команд для настройки соответствующего объекта. На рис. 4 показаны контекстные вкладки Конструктор и Макет для работы с таблицей.

Рис. 4. Контекстные вкладки Конструктор и Макет для работы с таблицей

Режимы и масштаб просмотра документа

Документы в MS Word можно просматривать различными способами. Для выбора режима нужно воспользоваться командами группы Вид → Режимы просмотра документа (рис. 11) или ярлыками режимов просмотра в строке состояния.

Рис. 11. Кнопки режимов просмотра документа вкладки Вид

В режиме Разметка страницы документ показывается так, как будет выглядеть на бумаге, если его напечатать. Отображается все форматирование текста, рисунки, колонтитулы, поля, разрывы страниц, колонки и другие элементы.

Для удобства чтения и просмотра документа используется режим Чтение, в котором на экране отображается одна или две страницы целиком, а перемещение по документу осуществляется с помощью удобного набора команд переходов. Лента команд заменяется узкой панелью. Чтобы вернуться в предыдущий режим просмотра, необходимо щелкнуть на кнопке Закрыть.

В режиме Веб-документ документ показывается так, как будет выглядеть при просмотре в веб-браузере.

В режиме Структура отображается структура документа в виде вложенных уровней заголовков и основного текста, а также предоставляются инструменты для просмотра и изменения этой иерархии. На ленте появляется дополнительная вкладка Структура.

Для быстрого ввода и редактирования текста можно использовать режим Черновик. Документ в данном режиме отображается с упрощенной разметкой страницы. Рисунки, колонтитулы, колонки и некоторые другие элементы скрыты.

Режим просмотра хранится с каждым отдельным документом как его свойство. Это означает, что документы при открытии отображаются в том режиме, в котором они были сохранены.