Тема 5. Макросы в Word.
Для автоматизации часто выполняемых в Microsoft Office задач можно записать макрос. Так же создание макроса можно реализовать записью щелчков мыши и нажатий клавиш. После создания макроса его можно отредактировать, чтобы изменить выполняемые им действия.
Макрос – это программа, состоящая из списка команд, которые должны быть выполнены приложением. Макрос служит для объединения нескольких различных действий в одну процедуру. Такой список команд состоит, в основном, из макрооператоров, тесно связанных с командами приложений из Microsoft Office. Большая часть макрооператоров соответствует командам меню или параметрам, которые задаются в диалоговых окнах.
Есть два больших направления, где применяется макрос:
· в программном обеспечении;
· в программировании.
Что такое макрос в программном обеспечении
Макрос в программном обеспечении — это специальный инструмент в программах типа Microsoft Office, который помогает пользователям автоматизировать рутинные задачи. Макросы есть в каждом подобном пакете офисных программ, вернее, в каждом его отдельном инструменте. Например: Word, Excel, Power Point.
Что можно делать при помощи макросов:
· копировать выделенную информацию из одного документа в другой;
· форматировать напечатанный документ для подгонки под параметры для печати;
· преобразовывать документы, разработанные для других редакторов, например, документ для LibreOffice в документ для Microsoft Word;
· форматировать таблицы;
· сохранять различные настройки программы и быстро переключаться между ними;
· оформлять таблицы: строки, столбцы, ячейки;
· и др.
Для записи макросов был разработан специальный язык программирования — VBA (Visual Basic for Applications). Для создания простых макросов не нужно изучать язык программирования. Для сложных макросов — да, но не для простых. Простые макросы делаются путем записи ваших действий. То есть:
· запускается средство записи макроса;
· выполняются действия, которые нужно автоматизировать;
· потом средство записи конвертирует действия в язык VBA;
· макрос будет сохранен, и его всегда можно будет вызвать.
На начальных этапах средств записи макроса будет достаточно. Изучать VBA для макросов нужно в том случае, когда присутствует необходимость автоматизировать сложные задачи в документах (рабочих книгах). Важно запомнить: когда макрос формируется при помощи средства записи, оно записывает все действия пользователя. Поэтому важно перед записью макроса потренироваться в действиях, чтобы записать только то, что действительно нужно. Записать макрос можно и в текстовом редакторе, и в редакторе таблиц.
Пример создания макроса в MS Word
В качестве примера создадим макрос для форматирования выделенного абзаца произвольного текста документа Word со следующими параметрами:
• выравнивание — по ширине;
• отступ первой строки — 1,5 см;
• межleстрочный интервал — полуторный;
• шрифт — Times New Roman;
• размер шрифта - 16;
• цвет шрифта — синий.
Последовательность действий:
1. Выделить абзац текста документа (рис. 1).
Рис. 1
2. Перейдите на вкладку Разработчик и в группе Код щелкните по кнопке Запись макроса .
На экране отобразится диалоговое окно Запись макроса (рис. 2).
Рис. 2
3. В поле Имя макроса введите Абзац.
4. В поле Описание введите Форматирование абзаца.
5. Нажать кнопку ОК. Указатель мыши приобретает вид . Теперь все производимые действия будут записываться до тех пор, пока не будет нажата кнопка
Остановить запись или кнопка Остановить запись на панели задач (рис. 3).
Рис. 3
6. Перейдите на вкладку Главная, нажмите кнопку группы Абзац (рис. 4) и установите требуемые параметры абзаца.
Рис. 4
7. На вкладке Главная установите шрифт Times New Roman, размер шрифта — 14, цвет шрифта — синий.
8. Остановите запись макроса.
Для просмотра записанной процедуры выбрать Макросы в группе Код вкладки Разработчик, что приведет к отображению окна Макрос, в котором появился новый макрос с именем Абзац (рис. 5).
Рис. 5
В диалоговом окне Макрос выбрать в списке необходимый макрос и нажать кнопку Изменить. На экране отобразится окно редактора VBA с активизированным стандартным модулем, в котором будет отображен код только что записанного макроса (рис. 6).
Рис. 6
Внимательно рассмотрев составленную макрорекордером программу, легко заметить, что она состоит из двух фрагментов (рис. 7). В первом устанавливаются все (в том числе незаданные) параметры абзаца, а во втором — параметры шрифта. Незаданные параметры устанавливаются по умолчанию.
Рис. 7
Для применения макроса Абзац выделите в тексте абзац для форматирования, на вкладке Разработчик в группе Код нажмите кнопку Макросы, в диалоговом окне Макрос выберите макрос Абзац, а затем нажмите кнопку Выполнить. Результат работы макроса Абзац показан на рис. 8.
Рис. 8
Параметры безопасности макросов
На вкладке Разработчик в группе Код находится кнопка Безопасность макросов, которая открывает окно Центр управления безопасностью в категории Параметры макросов (рис. 1).
Рис. 1
В этом окне можно выбрать требуемый параметр, чтобы предотвратить нежелательное выполнение вредоносного кода, который может содержаться в макросах, полученных из неизвестных источников.
Выбрав слева в окне Центр управления безопасностью категорию Надежные расположения и нажав справа кнопку Добавить новое расположение, можно указать место, откуда файлы, содержащие код VBA, будут открываться без блокирования соответствующих действий (рис. 2).
Рис. 2